Принцип «точно в срок» и минимальные издержки производства – рецепт успеха от компании «Тойота», который активно внедряют бизнесмены в различных отраслях. Метод организации Канбан получил большую популярность благодаря своей простоте и эффектности. Что такое канбан, в чем преимущества его использования и как это работает- расскажем далее.
Метод организации Канбан – что это такое?
Канбан – гибкая методика организации рабочего процесса. Главная цель – своевременно создать качественный продукт, обеспечивая контроль на каждой стадии производства. В переводе с японского языка, kanban означает «сигнальная доска» или «сигнальная карточка», что очень точно отражает суть работы метода. Именно карточки используют для передачи важной информации с одного производственного этапа на другой.
Канбан, как и метод бережливого производства Lean, был разработан на предприятии Тойота. Автор метода, инженер Тайити Оно, вдохновился принципом работы американских супермаркетов, где каждый посетитель самостоятельно выбирает нужные ему продукты. Только вместо супермаркетов на производстве – склад, а вместо покупателей – работники завода. Карточки нужны для передачи сведений – сколько и каких деталей нужно на каждом этапе. Видоизмененную систему канбан используют в различных отраслях бизнес-деятельности – не только на производстве, но и в интеллектуальной сфере.
Канбан доска – что это и зачем нужно?
Ключевым инструментом, обеспечивающий эффективность методики, стала маркерная kanban-доска с разноцветными стикерами: в них поэтапно описывают задачи, стоящие перед сотрудниками. Это может быть простая пробковая доска или виртуальная версия для электронного канбана. Главное условие – каждый участник рабочего процесса должен иметь к ней свободный доступ.
При необходимости доску задач канбан можно расширить, добавив дополнительные этапы рабочего процесса. Например, в работе отдела продаж целесообразно использовать такие графы, как «предзаказ», «отправка заказа на формирование», в ИТ-сфере – поля «анализ», «тестирование» и т. д. Главное – соблюдать последовательность технологического процесса. Доска позволяет вести несколько проектов одновременно – для каждого используют карточки различных цветов, чтобы не было путаницы.
Образец канбан доски на каждом предприятии разрабатывается индивидуально: количество этапов может быть любым, важно соблюдать ключевые требования:
- Для каждой задачи создаётся своя карточка, в которой отображены необходимые данные. Таким образом, нужная информация о задаче всегда под рукой.
- Количество задач (карточек) на одном этапе строго регламентировано. Это наглядно показывает, когда в процессе возникает «затор», так называемое «бутылочное горлышко». А главное, метод позволяет быстро разобраться в его причине и оперативно устранить.
- Непрерывный поток движения вперед: задачи попадают в работу согласно их важности, работа поставлена на поток и прекращается только с завершением проекта. Возврат задачи на предыдущие этапы или зависание на каком-то одном этапе говорят о проблемах в процессе контроля качества планирования или исполнения. Лучше вообще не начинать, чем оставить дело недоделанным, и потому даже проблемную задачу очень рекомендуется довести до состояния, когда её результатами можно будет воспользоваться.
- Постоянное улучшение: важно проводить анализ производственного процесса и искать новые пути повышения производительности. Например, канбан помогает выявить «узкие места» бизнеса и вовремя воспользоваться инструментами для оптимизации процессов и расходов. Самым удобным из таких инструментов является аутсорсинг непрофильных процессов. Это один из самых эффективных способов сэкономить деньги компании и повысить продуктивность сотрудников, освободив их от ненужной работы. Узнать о том, сколько стоит аутсорсинг и подходит ли он вам, можно здесь.
Где можно применять kanban-методологию?
Основное преимущество метода – его простота и возможность внедрения в бизнес на любой стадии развития. Методики Канбан успешно применяют в таких российских компаниях, как Альфа-банк, HeadHunter, Додо Пицца, Хоум Кредит Банк и др. В «чистом» виде канбан применяется в основном для поддержки собственных проектов компании и в IT-сфере. Так в свое время преимущества канбан оценили специалисты российской ИТ-компании «Рексофт».
Дмитрий Кузнецов, руководитель проектов ИТ-компании «Рексофт»
«Принципы и доску Kanban успешно использую в повседневной деятельности для решения и мониторинга нескольких проектов, которые я веду. Важно уменьшить среднее время на реализацию всех задач, выявив ключевой показатель средней скорости работы команды на проекте в целом. К Kanban доске обращаются все по мере необходимости.
Для Kanban важно, что задач на каждом исполнителе не должно быть больше двух или трех, иначе человеку становится трудно ими управлять. Это помогает гибко регулировать нагрузку на всех членов команды: если какой-то из блоков канбан-доски остался без задач, то это явный сигнал появления «затора» на предыдущих этапах и прямой повод направить усилия команды на выполнение работ, тормозящих процесс. Такая прозрачность, а значит и возможность почти мгновенной балансировки команды – одно из важных преимуществ метода»
В иных сферах методика также работает. Но для повышения эффективности рекомендуется совмещать канбан с другими гибкими методиками управления проектами, например, Scrum, главное отличие которой — жесткое ограничение по времени и отсутствие возможности вносить изменения в задания.
Определить, применим ли метод Канбан в конкретной сфере, помогут следующие признаки:
- Рабочий цикл можно идентифицировать и разбить на этапы.
- На каждом этапе можно выделить виды работ.
- Нет жесткого ограничения в ресурсах и сроках выполнения задач.
- Желательно наличие системы бизнес-инжиниринга и информационной системы.
Основные правила и принципы kanban
Для применения Канбан в бизнесе недостаточно просто установить доску с карточками. Каждый работник должен быть знаком с принципами и правилами реализации системы Канбан:
1. Визуализация процессов.
Каждый рабочий процесс необходимо разделить на этапы-задачи. Каждую из них следует детально описать в карточке и разместить в соответствующей графе канбан-доски. Это помогает видеть картину полностью и корректировать отдельные этапы, осознавая, как это повлияет на весь процесс в целом.
Проблема: Карточки из графы «Готово» регулярно возвращаются на предыдущие этапы. Это говорит о недостаточном качестве выполнения работ на одном из этапов.
Решение: Разобраться в причине, по которой страдает качество и принять соответствующее решение, например, поменять оборудование или нанять более опытного специалиста.
2. Ограничение незавершенных этапов.
Объем ресурсов должен соответствовать установленным задачам. Поэтому важно определить, сколько циклов одновременно способна выполнять команда. Если какой-то из блоков остался без задач, то это явный сигнал появления «затора» на предыдущих этапах и прямой повод направить усилия команды на выполнение работ, тормозящих процесс.
Проблема: Менеджер еще не выполнил текущую задачу, а в работу уже поступила еще одна – возник «затор».
Решение: Сократить количество задач на этом этапе или перебросить свободных сотрудников на помощь менеджеру.
3. Лимит на выполнение каждой задачи.
Чтобы определить темп работы, который способна поддерживать вся команда без вреда для качества, нужно учитывать время, которое требуется на решение каждой задачи. После завершения рабочего процесса нужно проанализировать количество затраченных ресурсов и понять, какой этап требует меньше времени, а где необходимо увеличить ресурсы. Главная цель – оптимизировать рабочий процесс, чтобы сократить время цикла.
Проблема: На этапе «Предзаказ» возникли сложности, из-за чего время на выполнение этой задачи увеличилось.
Решение: Определить, на каких этапах можно сократить время выполнения без потери качества, либо выделить еще одного сотрудника для решения сложных задач, чтобы ускорить процесс.
Дмитрий Кузнецов, руководитель проектов ИТ-компании «Рексофт»
«Kanban больше подходит для работы в условиях постоянно возникающих задач. Метод помогает достаточно быстро, но мягко повысить эффективность команды: оперативно обрабатывать больший поток задач, в том числе по нескольким небольшим проектам.
Благодаря его гибкости в любом бизнесе можно «собрать» процесс под свои нужды, творчески экспериментируя, адаптируя. А главное, он позволяет работать с проектами в живом потоке сегодняшнего дня, поддерживая хороший темп и качество управления командой, регулировать нагрузку коллег и снижать неопределённость по всей цепочки ваших бизнес-процессов от момента постановки задачи и до получения желаемых результатов»
