Ваши коллеги – эксперты и руководители – рассказали, как переводили компании на удаленную работу и что считают главным при таком формате деятельности.

 

Марина Мельник, персональный ассистент генерального директора и основателя ИТ-компании «Рексофт»:

Профессиональный персональный ассистент руководителя — это человек, который в принципе всегда должен быть на связи и готов в любой момент включиться в работу дистанционно. Уверена, что большинство коллег постоянно работают в удаленном режиме в утренние и вечерние часы. Сейчас это режим полного рабочего дня.

Для эффективной коммуникации у меня есть смартфон, подключенный к корпоративной мобильной сети и почте, а также домашний ноутбук с доступом к рабочему компьютеру по VPN, плюс контакты всех директоров, руководителей служб и отделов, а также  партнеров и заказчиков компании. Кроме того, на телефоне установлены все нужные для работы приложения. Это позволяет быть полностью автономной. Задача от руководителя может поступить в любое время суток, поэтому текущий режим удаленной работы как таковой ничего не меняет. Домашние уже привыкли, что я могу в любой момент сесть за работу, и тогда не нужно мешать, а нужно просто подождать, когда я освобожусь.

Для эффективной работы у Вас должен быть настроен удаленный доступ к календарю руководителя для чтения с мобильного. Это дает возможность в любой момент свериться с календарем по любым вопросам. Сотрудники ИТ-подразделения «Рексофт» настроили для меня доступ к календарю и почте через Интернет в виде специальной ссылки со входом под корпоративным логином и паролем. Это очень выручает при работе с мобильного.

Из дополнительных приложений на мобильном у меня установлена программа Zoom с профессиональным аккаунтом для создания удаленных видео-совещаний. Это позволяет оперативно назначать совещания с любым количеством участников как из сотрудников всех пяти офисов «Рексофт» (Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Стокгольм), так и с приглашением партнеров и заказчиков.

Из мессенджеров я использую только Whatsapp, остальные скорее мешают. Хотя здесь необходимо подстраиваться под тот мессенждер, который удобен руководителю. Мессенджеров не должно быть много, иначе в них начинает перетекать решение сложных и важных вопросов, что плохо сказывается на коммуникации и документировании.

Кроме того, одно из главных правил текстовой коммуникации — а в удаленном режиме именно она является основной — максимальная смысловая нагрузка сообщения при минимуме использованных слов. Берегите свое время и время своего руководителя.