Продолжаем изучать опыт бизнеса в области перемещения сотрудников из одного офиса в другой. Сегодня мы рассмотрели историю ростовской ИТ-компании «Рексофт».
Александр Слободенюк, руководитель центра разработки ИТ-компании «Рексофт» в Ростове-на-Дону:
По самым разным причинам компаниям порой приходится переезжать. Иногда — вынужденно и в сжатые сроки, иногда планирование переезда растягивается на годы. Хотя один переезд и приравнивается к двум, а то и трём, пожарам, наши советы помогут вам сэкономить на «средствах пожаротушения»!
Инфраструктура — прежде всего!
На новом месте могут быть самые различные неурядицы, но даже в первый день на новом месте сотрудники не должны испытывать проблем с едой, водой и всеми видами связи. Идеальным будет на новом месте создать новую инфраструктуру, но, если не получается — необходимо что-нибудь придумать. Например, если у вас много серверов, можно арендовать или создать защищённый канал связи между старым и новым офисом, и перевозить оборудование по выходным, до или после переезда.
План рассадки на новом месте должен быть известен и понятен заранее.
Не важно, как вы будете это делать: в специализированных программах или двигая по распечатанному плану нового офиса вырезанные из бумаги «столы». Главное — каждый сотрудник должен в день переезда чётко понимать, в каком месте он будет сидеть. Конфликты на этом этапе неизбежны; лучше всего, если Вы определите сотрудникам только кабинеты, а конкретное расположение рабочих мест выберут они сами. Только следите, что бы фантазии сотрудников хотя бы минимально соотносились с жестокой реальностью наличия в помещениях розеток!
Идеальный переезд выглядит так: в пятницу все складывают вещи в коробки, пишут на них свою фамилию, а в понедельник утром на новом рабочем месте обнаруживают эти коробки вместе с привычной мебелью и техникой. Увы, даже специализированные компании, предоставляющие такие услуги, бывает, допускают ошибки, поэтому максимально сократите количество вещей, переезжающих одновременно с сотрудниками.
К примеру, неиспользуемую мебель можно перевезти заранее, а архив — через пару дней. Постарайтесь лично проконтролировать маркировку мебели и правильность расстановки вещей на новом месте.
Хотя кто-то, безусловно, будет счастлив, найдя на новом месте новый галстук или монитор, но вот предыдущие хозяева этих вещей могут расстроиться… Но если возникнет мысль перевезти коллег маленькими партиями, гоните её подальше! Переезжать нужно всем и сразу, иначе потеря эффективности коллектива неизбежна.
Осуществлять переезд силами самих сотрудников — очень, очень, очень плохая идея.
Даже если вы все вместе с вещами помещаетесь в одну «Газель», лучше вместе с этой «Газелью» нанять и профессиональных грузчиков (а также сборщиков мебели). Поверьте, лояльность коллектива стоит этих денег.
Заранее предупредите клиентов о задержках в работе и перебоях со связью во время переезда.
Даже если вам удастся всё организовать так, что их не будет! Если переезжает один из нескольких офисов — разгрузите его, насколько возможно, переключите телефоны на другие локации, перераспределите задачи.
Предупредите секретарей других офисов о том, что происходит и дайте им чек-лист со списком, переезжающих сотрудников и их мобильными номерами.
Если у вас один-единственный офис — организуйте перенаправление выходящих вызовов на мобильные телефоны.
Когда Вы выбирали новый офис, наверняка же изучили всё вокруг?
Поделитесь информацией. В пятницу сделайте рассылку сотрудникам с подробными объяснениями, как добраться до нового места. В понедельник — рассылку с рассказом о том, где в округе можно пообедать или прогуляться. Если дорога к офису не совсем очевидна, нелишним будет расклеить стрелки-указатели с названием компании.
Постарайтесь договориться о размещении на старом месте заметной информации о том, куда вы переехали — хотя бы на месяц-другой.
Если из-за переезда пришлось сменить не только адрес, но и номера телефонов, оставьте на старых автоответчик с информацией о том, как вам теперь дозвониться. И, конечно же, не забудьте обновить информацию в геоинформационных системах (2ГИС, Яндекс.Карты и т. п.)! Индивидуально уведомите (по почте) всех любящих лично приходить в офис клиентов. Вам не сложно, а они оценят заботу.
От лица пережившей с полдюжины переездов компании искренне желаю удачи на новом месте!
Источник: интервью в Бизнес-газете
