Все о расчете отпускных: лайфхаки, как увеличить размер выплат

Отпускные — это денежная компенсация работнику за ежегодный законный отдых. Как правильно рассчитать их сумму в 2024 году, по какой формуле начисляются выплаты за неиспользованный отпуск и можно ли их получить без увольнения.

Отпускные

Статья 122 Трудового кодекса России гарантирует каждому работающему гражданину право на основной или дополнительный отпуска без потери дохода. Другие виды отпуска (на обучение, за свой счет, из-за простоя предприятия и подобные) не оплачиваются, либо частично компенсируются в зависимости от внутренних нормативов компании.

«В расчет берутся все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, за исключением гарантии (средний заработок за период командировки, отпуска), компенсации(например, за использование личного транспорта в служебных целях); социальных выплат и премий к юбилею и прочим жизненным событиям», — говорит Ксения Гладкова, руководитель правового и кадрового обеспечения ООО «ФЛЕКСО-ПАК».

Право на ежегодный отпуск возникает у сотрудника при приеме на работу. Но использовать его работник может следующим образом. Ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы предоставляется, как правило, по истечении шести месяцев работы. За второй и последующие годы — в порядке очередности, определенной графиком отпусков, за исключением некоторых случаев. Отдельным категориям работников отпуск без сохранения зарплаты предоставляется ежегодно в любое время по их просьбе (например, инвалиду — до 60 календарных дней в год).

Больше на 14 дней в год могут отдохнуть работники, у которых на иждивении находятся:

  • люди с инвалидностью I гр.;
  • два и более ребенка (до 14 лет);
  • ребенок, имеющий инвалидность (до 18 лет);
  • женщины и мужчины, самостоятельно воспитывающие ребенка до 14 лет без отца и матери соответственно.

Правила предоставления отпусков в 2024 году не предусматривают оплату этих 14 дней. Работники имеют право взять их исключительно за свой счет, а работодатели обязаны удовлетворить их заявления.

Ведущий юрист Европейской юридической службы Александр Спиридонов напомнил, что под рабочим годом понимается год, отсчитываемый с даты приема сотрудника на работу, а не календарный год, отсчитываемый с 1 января.

Помимо основного ежегодного отпуска, состоящего из 28 календарных дней, некоторым категориям сотрудников по закону положен дополнительный. На отдых свыше 28 дней могут рассчитывать:

  • работники с ненормированным днем;
  • сотрудники вредных производств;
  • жители Крайнего Севера;
  • специалисты с особым характером работы (перечень устанавливает правительство России);
    иные категории, если их право на дополнительный отпуск закреплено в федеральном законодательстве.

Согласно правилам, вступившим в силу 21 сентября 2022 года, компании обязаны предоставить гражданину, призванному на военную службу по мобилизации, очередной отпуск в любое удобное для него время. Также, право на отпуск вне графика сохраняется за сотрудником, который вернулся с военной службы, в течение полугода (стаж работы при этом не имеет значения), а количество дней отпуска, которые следует предоставить демобилизованному, рассчитывают с учетом всего времени военной службы.

Из чего состоят

В расчет отпускных входят все виды выплат за отработанные дни: заработная плата, надбавки, всевозможные премии (кроме бонусов к праздникам), оплата за сверхурочную работу, районный коэффициент (если таковой имеется).

«Систему оплаты определяют локально-нормативные акты работодателя, такие как Положение об оплате труда, Положение о премировании и так далее. Но в соответствии с действующим законодательством материальная помощь, выплаты по листкам нетрудоспособности, оплата дней командировки не входят в систему расчета отпускных», — рассказывает Любовь Куликова, руководитель кадровой группы ИТ- компании «Рексофт».

Ольга Широкова, ведущий юрист Европейской юридической службы, добавляет: «Порядок выплат регулирует постановление правительства России от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Сроки выплаты

Компенсация за отпуск выплачивается не позднее чем за три дня до его начала. Если работник уходит в отпуск в понедельник, Роструд определяет крайним сроком выплаты пятницу.

«Деньги сотруднику должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, если день совпал с выходным или праздничным днем, то накануне. Но можно это сделать и раньше — например, за неделю или за две недели», — уточняет Любовь Куликова.

Как рассчитать отпускные

Чтобы рассчитать сумму отпускных, нужны следующие данные:

  • продолжительность расчетного периода;
  • заработок сотрудника за расчетный период;
  • средний дневной заработок.

«Сначала мы определяем базу для расчета среднего дневного заработка, учитывая все выплаты работника за календарный год, предшествующий отпуску», — говорит Любовь Куликова.

«В 2024 году коэффициент отпускных — 29,3. Данный показатель устанавливается государством и может быть изменен при увеличении или уменьшении количества выходных и праздничных дней, — отмечает Алексей Шестаков, руководитель направления «Компенсации и льготы» СДЭК. — В расчет среднего заработка включается не более 12 ежемесячных, четырех ежеквартальных, двух полугодовых премий, начисленных в расчетном периоде за один и тот же показатель, годовая премия включается только за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления».

«Чтобы получить сумму отпускных, нужно разделить зарплату на 29,3 (среднее количество дней в месяце в соответствии со ст. № 139 ТК) и умножить на количество дней отпуска», — рассказывает Марина Меренкова, бизнес-коуч, учредитель СОБ «Ресурс».

Ольга Широкова уточняет: «Существуют определенные нюансы при исчислении отпускных — например, если расчетный период отработан не полностью. Тогда учитываются выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период. Полученная сумма делится на 12 и на 29,3. Это и будет являться средним дневным заработком, который умножается на количество дней отпуска».

Пример расчета от Елены Миловановой, главного бухгалтера и собственника ООО «Промтекс»:

«Сотрудник идет в отпуск в сентябре на 14 дней, при этом он был в отпуске в марте 14 дней, остальные месяцы отработаны полностью. Необходимо сложить суммы дохода за сентябрь предыдущего года — август текущего года, у нас получилось 288000,00, из них отпуск в марте — 12000,00. Доход для расчета отпуска будет составлять 276000,00. Берем за формулу полный год: 11 месяцев Х 29,3 = 322,2 дня, считаем приведенные дни в неполностью отработанном месяце: 29,3 делим на 31 день и умножаем на 16, получаем 15,12 дня. Складываем 322,3 +15,12 = 337,42. Рассчитываем среднедневной заработок: 276000,00 рублей и делим на 337,42 дня = 817,97 рубля/день».

Таким образом, за 14 дней отпуска сотруднику полагается «грязными» 11 451,58 рубля (817,97 рубля/день Х 14).

Общая формула

Общая формула для расчета отпускных выглядит так: средняя зарплата за 12 месяцев делится на 29,3 и умножается на число дней отпуска. Из полученной суммы вычитается налог на доходы физических лиц (НДФЛ), остальное перечисляется сотруднику.

«Сложность заключается в расчете среднедневного заработка. При подсчете учитывают оплату по ставке, переработки, премии, районный коэффициент. Причем премии включаются только те, которые начислены за расчетный период, предшествующий месяцу отпуска. Если человек работает в компании меньше одного года, берется период с первого дня работы. Например, годовую премию за предшествующий отпуску год включат полностью. Если квартал попадает в расчетный период, премию учтут в полном размере, если только половина — премия будет зачтена только за полквартала», — уточняет Марина Меренкова.

«Звучит сложно, но сейчас средний заработок рассчитывается программами, бухгалтеру уже не нужно сидеть с калькулятором, чтобы понять, сколько надо заплатить сотруднику. В системах есть информация об отработанных днях и среднем заработке, в том числе и все необходимые формулы, — отмечает Любовь Куликова. — Если вы уходите в отпуск, но еще не успели отработать один год, то база для отпускных будет рассчитываться с момента приема на работу».

Расчет отпускных при увольнении

Статья 127 Трудового кодекса России предусматривает возмещение оплаты за неиспользованный отпуск уволившемуся сотруднику.

«Средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск определяется за последние 12 месяцев с помощью деления суммы начисленной заработной платы на 12 (или другое количество месяцев расчетного периода) и на 29,3 (среднее число календарных дней в месяце)», — комментирует Кристина Раскопатина, руководитель фирмы «Ваш кадровый советник».

Елена Милованова объясняет, как правильно рассчитать компенсацию за неиспользованные дни отпуска увольняющемуся сотруднику:

  1. Определить количество заработанных дней отпуска: 2,33 дня (отпуск 28 дней делится на 12 месяцев) нужно умножить на число отработанных месяцев с даты приема на работу. Если отпуск превышает 28 дней, коэффициент изменится в большую сторону.
  2. Вычесть из получившегося числа дни использованного ранее отпуска. Оставшиеся дни оплачиваются по среднему коэффициенту. Если отработано менее 15 календарных дней, эти дни не учитывают при расчете. Если же 15 и больше — округляют до полного месяца (п. 35 Правил «Об очередных и дополнительных отпусках»).

Ольга Широкова добавляет: «Если днем увольнения является последний день месяца, то месяц увольнения входит в расчетный период. Например, если работник увольняется 31 августа, то расчетный период с 1 сентября прошлого года по 31 августа текущего. А вот при увольнении 30 августа — расчетный период с 1 сентября прошлого года по 30 июля текущего (письмо Роструда от 22.07.2010 № 2184-6-1). Само количество дней неиспользованного отпуска определяется, исходя из трудовой деятельности работника у конкретного работодателя.

Почему меньше зарплаты

Расчет производится из среднедневного заработка, который определяется, исходя из календарных, а не рабочих дней, поэтому отпускные обычно меньше зарплаты. Также среднедневной заработок уменьшается, если сотрудник был на больничном, в командировке или в учетном периоде были праздничные дни.

«Встречаются ситуации, когда в расчет средней заработной платы не включаются выплаты, не предусмотренные системой оплаты труда работодателя, например разовые премии, которые давались исключительно по инициативе работодателя», — отмечает Ольга Широкова.

«Или, например, за два месяца до ухода в отпуск вам повысили заработную плату на 30 процентов, но в расчет среднего заработка мы не можем взять только месяцы, где зарплата была выше. Нужно брать строго 12 календарных месяцев, в том числе и те, когда зарплата была меньше», — добавляет Любовь Куликова.

«Чтобы понять, почему размер отпускных всегда меньше, чем заработная плата, нужно знать главное различие в их оплате: зарплата, как правило, считается по рабочим дням (за фактически отработанное время), отпускные — по календарным, то есть пять рабочих дней в отпуске всегда стоят дешевле, чем пять отработанных, поэтому чаще всего отпуск включает в себя выходные дни, чтобы компенсировать недостающую стоимость среднего заработка», — говорит Алексей Шестаков.

Как увеличить размер отпускных

Для того, чтобы размер отпускных был больше, нужно придерживаться нескольких простых правил:

  • Не планировать отпуск на месяц с большим количеством праздничных дней. Это удобно в плане увеличения отдыха, но выплаты будут меньше.

«Советую брать отпуск в месяцы с наибольшим количеством рабочих дней. Как правило, это апрель, июль, август, октябрь и ноябрь. Можно руководствоваться производственным календарем», — говорит Марина Меренкова.

  • Реже уходить на больничный, ездить в командировки.

«Существуют случаи, когда работодатель производит доплату отпускных. Например, если сумма отпускных меньше минимального размера или в период отпуска МРОТ был увеличен. Тогда необходимо сделать перерасчет и доплатить работнику отпускные. Сам порядок доплаты законодательно не установлен, поэтому работодателю рекомендуется установить такой порядок в локальном документе», — говорит Ольга Широкова.

«Чтобы увеличить сумму отпускных, нужно следить за здоровьем и не уходить на больничный (будет меньше вычетов в среднем за год), получать премии за работу, если таковые предусмотрены, они повысят общий коэффициент», — советует Инна Анисимова, генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Такая выплата возможна только при увольнении сотрудника или в том случае, если ему положен удлиненный или дополнительный отпуск.

«Платить компенсацию вместо ежегодного оплачиваемого отпуска до увольнения запрещено», — предупреждает Кристина Раскопатина.

«Иногда сотрудники, накопившие большие остатки отпуска, просят компенсацию за неиспользованный отдых. Выплата возможна только в двух случаях: если сотрудник увольняется или если у него есть дополнительный отпуск свыше 28 календарных дней, например за ненормированный рабочий день. В других случаях компенсацию получить невозможно», — отмечает Любовь Куликова.

Изменения в 2024 году

Небольшие изменения коснулись размера МРОТ и правила округления дней отпуска:

  • Среднемесячный заработок сотрудника, который отработал полный месяц не может быть ниже федерального МРОТ. В 2024 году этот показатель составляет 19 242 рубля в месяц.
  • Следующее уточнение касается округления дней отпуска, если при расчете получится дробное число. Бухгалтерия должна округлять оплачиваемые дни отдыха в пользу работника. Так было и раньше, но с 2024 года это правило внесли в статьи 120 и 121 ТК РФ.

Источник: РИА Новости

Изображение: Shutterstock

ЕЩЕ НОВОСТИ